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RFPの段階から契約条項を意識する

 これまで何回かに分けてご説明してきましたが、損害賠償、瑕疵担保責任、著作権などの重要な条項の内容について、発注先のベンダーを決めてから交渉を始めると、簡単に交渉が進まないことが少なくありません。

 時間と労力が相当かかってしまうだろうという覚悟が必要です。それだけではなく、ユーザー企業が不利になる可能性も圧倒的に高くなります。

 ですから、RFPの段階で、重要条項に関する自社の考えを示してベンダー各社の考えを確認しておきましょう。

 損害賠償に関して上限を設けたくないがどうかとか、支払いと同時に著作権の譲渡を受けたいがどうかというようなことをRFPに記載しておく訳です。

 それで各社の基本姿勢が確認でき、それもベンダー選定の際の重要情報になるでしょう。

 実際の契約の際には、そこからスタートすれば良い訳ですし、相手の考えも分かっており、契約交渉の前に法務部門や弁護士と相談しておくことも可能になります。

 そしてもう1つ、こうしたIT契約に関する知識を関係者間で共有しましょう。

 IT契約に関する社内(組織内)のガイドブックやハンドブックを作成し、その存在を社内の関係者に通知したり、ベンダーとの契約書の自社版雛形を作成して、その利用を促進するのも良いでしょう。

 また、各契約条項の目的や言葉の意味、注意点を記載しておくのも良いでしょう。

 あるいは、IT調達に関するより幅広いガイドブックを作成し、IT契約に関してだけではなく、RFPの作成方法をはじめとするベンダー選定に関してのノウハウを掲載すると良いでしょう。

 また、ユーザー企業としてのプロジェクト管理に関する留意事項なども記載しておくと、さらに有効に活用できると思いますし、社内の管理レベルも格段に向上するはずです。


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