説明責任を果たし後悔のないベンダー選びのためのベンダー選定・管理支援

なぜPlussomeなのか?

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ベンダー選定の手順

ベンダー選定の手順の図
イメージ図 システム構築を外部のSIベンダーに頼らざるを得ないケースが多いのですが、きちんとした手順が踏まれていない組織(企業や団体等)が多いのではないでしょうか。

そのSIベンダー選定は一般的に左図のように進めます。
(実際にはいくつかの作業を省略したり並行作業したりします)。

ベンダー探し

  • ベンダー探し

    既存のベンダーも含め、対象プロジェクトの委託ができそうなベンダーを探します。

  • RFIの発行

    ベンダーに対して、企業情報や過去の実績等の提供を求めるRFI(情報提供依頼書:Request For Information)を発行します。

  • RFI回答評価

    RFIに対するそれぞれの回答を評価し、対象プロジェクトを受託できるベンダーであるか判断します。

RFP作成

  • RFPの作成

    多くの場合(1)の前の段階からIT化したい業務要件(機能要件)などを定義し、プロジェクトの目的や発注者側の体制、スケジュール、運用条件などを書き加えて体裁を整えます。
    ※RFP:Request For Proposal(提案依頼書)

  • RFPの発行

    (3)で選出され守秘義務契約の締結を終えたベンダーに送付します。
    ベンダーを集めてRFP説明会を実施する場合もあります。

  • ベンダー選定方法の決定

    ベンダーからの提案書の内容をどういった視点で誰がどのように評価するのか、最終的に発注先をどのように決定するのかを決めておきます。

  • 問い合わせ対応

    提案書を作成するベンダーから、RFPの内容について問い合わせが入りますので、それに回答し、そのやりとりも管理します。

ベンダー選定

  • 提案内容説明会の実施

    各提案ベンダーからの説明を受け、提案内容に対する質疑応答を行います。

  • ベンダー選定

    事前に提出された提案内容、提案内容説明会での応答などを、(6)で決めた方法に従い採点し、発注先ベンダーを決定します。

見積もり金額と契約条項の確認

  • 見積もり内容確認

    (8)(9)の場面で、見積もりの内訳の確認を行い、ベンダーとの交渉などを経て、発注金額を決めます。

  • 契約条項の確認

    自社でIT契約書の雛形をもつ組織は少なく、多くの場合、ベンダーが提示する契約書の雛形を精査し、自社に不利な部分に対して修正を依頼します。

忘れがちな重要ポイント

ベンダー選定の作業は概ね上記の通りですが、ベンダー選定においては特に経営者(意思決定者)との可能な限りの密なコミュニケーションとRFPに盛り込む内容の充実が非常に重要です。
経営者とは必ず合意をとりながら進めます。また例えば(11)の契約条項ですが、多くの場合ベンダーは、開発体制の維持などを理由に早期の契約締結を強く求めます。しかし、ベンダー側作成の契約書雛形は当然ベンダー有利(すなわち発注者側に不利)な内容になっていることが多く、その時点で修正を依頼しても殆どの場合、いろいろな理由を持ち出して受け入れてくれず締結を急がせます。ですから、こうしたことは時間的に余裕のあるRFPの段階で確認することが望ましいのです。また、契約内容が自社に不利になっていることに気づいていない組織が多いのも実態です。
※ SI:System Integration(システム構築)