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説明責任を果たす


 さて、全てのベンダーからのプレゼンテーションが終わったら、チーム全員での最終評価会議を持ち、各自の採点を紹介し合いします。  


 そして、それぞれのベンダーに対する評価(採点)をチームとして1本化して、総合得点の最も高いベンダーの採用を決めます。  


 前にも書きましたが、議事録だけではなく、各ベンダーに対する評価項目ごとの点数とその理由を必ず記録しておきましょう。  


 それは、「説明責任」を果たすためです。      



 その後社内の手続きを経て、社長などの意思決定者の承認を得て、各ベンダーへの採否通知を行います。  


 ここで重要なのは、何度もお伝えしたようにベンダー探しを始める前から、このベンダー選定の手順や評価基準等を社長等の意思決定者に説明して了解を得ておくということです。  


 それによって、選定ベンダーの承認もスムーズに得られます。      




 笑い話(?) のような本当にあった話ですが、ある企業のベンダー選定チームで長時間にも及ぶ検討を重ねてA社を選び、社長の承認をもらいに行ったら「どうしてB社ではないのか、B社にしろ」とどんでん返しをくらってしまったそうです。  


 十分にお気をつけ下さい。  



 プロジェクトが始まったら尚更ですが、初期の段階から経営者などの意思決定者をしっかり巻き込んでおくというのは非常に重要なことで、間違いなくプロジェクト成功の秘訣の1つなのです。      




 このベンダー選定が無事に終了すると、価格の妥当性の確認・交渉、契約書の内容確認、契約締結へと続く訳です。これらにつきましては、私が書きましたKindle本「ベンダーマネジメント超入門」「IT契約超入門」を参考にして頂ければと思います。        








 さてさて、ここまで皆さんがSIに関わる重要な調達で失敗しないように、私の経験をもとにRFPの書き方とベンダー選定の手順等をご説明してきました。参考にして頂けそうでしょうか。  


 また、今まで何箇所かで書きましたように、なぜそのベンダーに決めたのか、なぜA社にしなかったのかと説明を求められたときに、明確に回答できなければなりません。ご理解頂けましたでしょうか。  

 またもしプロジェクトが上手く行かなかったときに、ベンダー選びの失敗を後悔したくありませんよね。      




 少なくともあなたのお金ではなく、会社のお金(資本金や借金)を使ってITを導入する訳ですから、例え説明を求められなくても、いつでも説明責任を果たすことができるようにしておかなければなりません。  


 そのためにも、もし今社内にルールがないのであれば、RFPの雛形やベンダー選定ルール(規定)を作っておきましょう。そうしておけば、何を聞かれても「この規定を遵守して選定しました」と自信をもって答えられます。  


 あるいは、個別の案件に対するベンダー選定手順書を作成して、事前に社長等の責任者の承認を得ておきましょう。      




 私は、ぜひ皆さんに少しでもベンダー選定に対する意識を変えて頂いて、ITの調達を担当される方が、組織から、そして経営者からも賞賛され、さらにはベンダーからも感謝されるようになって頂きたいと願っています。


 それが””私の願い””です。
   








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