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RFPにベンダーへの依頼事項を書く(その5)


 今回も前の回からの続きですが、今回はベンダー企業に提案の仕方を伝えます。

 
6.  ご提案にあたって  

6.1  ご提案書の形式と部数、提案期日と提出先  

 提案書(紙)のサイズ(A4)、部数とパワーポイントのファイル(必要であればバージョン)などを指定します。  


 要件一覧をベンダーにEXCELで渡し、各要件に対する回答をそのEXCELに書き込んでもらうと各社の提案を比較評価しやすくなります。紙での送付も希望する場合には部数を指定します。  

 また、提案書(紙、ファイル)をいつ誰にどのように届けてもらうかを記載します。

 提出方法は、手持ち、郵送(宅配)、電子メール等いろいろありますが、電子化した場合には暗号化の指定と解読のパスワードの連絡を依頼しておきます。    




6.2  プレゼンテーション実施のお願い
 

 提案会をいつ実施したいのか候補日時を複数示して、ベンダーの希望を聞きます。

 また、下記のようなプレゼンテーションについての依頼事項や注意事項を記載しておきます。

 
  • ベンダー側参加人数はプレゼンテーターも含めて5人までとする(共同提案の場合には1社3人まで)など
  • プレゼンテーターは本プロジェクトのリーダーとなるPM候補の方にお願いする
  • PM候補の方の自己紹介時に過去の実績を説明して頂く
  • 特に説明を依頼しない限り営業の方による回答は控えて頂く
  • プレゼンテーション当日の配布資料の部数
  • デモの依頼
  • プレゼンテーション(説明)とQ&Aの時間配分を1:2とする 等
 


   
6.3  弊社側評価の基準と選定スケジュール
 

 選定チームメンバーで決定した評価の視点や重みについて、差し支えない範囲で知らせます。  

 私の経験から「RFPの理解度」「プロジェクト管理能力と実績」「費用見積りの納得性」といった項目は知らせておいた方が効果的であると思います。    


 そのほか、RFP発行後の、提案書提出期日、プレゼンテーション実施日程、自社内評価検討期間、採否通知予定日などを示しておきます。    



6.4  弊社への問合せ方法と窓口
 

 RFPに関する問合せ等は、記録を残すために電子メールで行うこととして、受付メールアドレスは、関係者全員にメールが届くように、プロジェクトとしてのアドレスを指定します。    


 また、問合せ内容や回答を全ベンダーに知らせることにすると効果的であるように感じられますが、私の経験上、こうすると問合せ内容を他社に知られたくない、知らせたくないということで、問合せが減る傾向があり、プロジェクトとして望ましくないのではと思っています。  


 もし問合せの中で全ベンダーに通知すべき内容があれば、問合せをしてきたベンダーの了解をとって、それには触れず自社からの発信として通知すると良いでしょう。      




6.5  注意事項
 

 トップセールスの禁止とその際の減点、共同提案の場合の最終責任者の明確化、提案後のPM候補の変更禁止など、気になることを記載しておきます。





     




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