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ベンダー選定の手順(概要)


 今回と次回で「ベンダー選定の手順」について概要をお伝えし、詳細はそのあとに続くコラムで順にご紹介します。

 
 では、RFP(Request for Proposal:提案依頼書)の作成も含めて、契約締結までのベンダー選定の手順をご紹介します。      



 企業やその企業の都合により、手順やかけられる時間(期間)が大幅に異なったりしますが、図をご覧いただきながら、ベンダー選定の手順とそれらに要するおおよその期間をご説明しましょう。  




 IT(情報システム)の規模や技術的難易度、担当できる要員数などにより、各作業に当てられる期間には差が出ますので、「参考」としてご覧下さい。    

 図を見て頂くと分かるように、ベンダー選定にちゃんとした手順を踏もうとすると3ヶ月から半年くらいの期間を必要とします。  




 しかし、システム稼動開始時期が先に決められており、もともとベンダー選定に十分な期間を確保していなかったり、RFPの作成に大幅な遅れが出たりで、実際にはベンダー選定作業にこれだけの時間(期間)をかけられない企業が多くなってしまっています。        



 最適なベンダーを見つけ出して選定し、経営者に対して選定方法や契約金額についての説明責任を果たすには、図でご紹介したような手順と時間を要することを認識する必要があります。
 


 そのため、可能な限り早期にベンダー選定に着手して十分な時間を確保する必要があります。  



 念のために書いておきますが、要件定義を自社で行う場合には、要求定義、要件定義にもっと早期に着手しておかなければなりません。        




 では、図のご紹介を始めましょう。  


 既に複数社のベンダーと取引がある企業では、①「ベンダー調査」と②「RFI作成・発行」はスキップされることが多いのですが、より良いベンダー選定、より良いRFP作成のためには実施しておいた方が良いでしょう。  



 既存ベンダーが最適なベンダーであると証明できれば良いのですが、多くの場合そうとは言えないと思います。        



 RFI(Request for Information:情報提供依頼書)作成は、既存ベンダーのみへの依存体質から脱却して、より優秀なベンダーをより有利な条件で見つけるためにも必要なステップであると言えます。
 

 また、RFIによって得られる情報には有効なものも多く、RFI無しでRFPを作成する場合に見落としたり、気付かなかったりする情報を得ることが出来ます。          



③「評価・RFP作成・発行」の「評価」は、RFIによるベンダーからの回答の評価です。何社かにRFIを送付して、返ってきた回答を読みながら、RFPを発行する対象とするかどうかの判断を行います。    




 また、RFP作成の際に活用できそうな情報があれば、抜き出して記録しておきます。  


 作成するRFPにはベンダーに知って理解しておいて欲しいこと、回答して欲しいことを記載して、RFPとして正式に数社に発行します。  



 この際、RFPに記載されている内容には企業秘密が含まれる場合が少なくありませんので、秘密保持契約書(NDA:Non-disclosure agreement)を事前に取り交わしておきます。    


(次回に続く)  


 

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