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ヒアリングを振り返る


 前回までは、実際のヒアリングで気をつけることをお伝えしてきましたが、今回はヒアリング改善のための振り返りについてです。

 
 ヒアリングの振り返りですが、すべてのヒアリングが終了してからの振り返りも有効ですが、ヒアリングの途中でのこまめな中間的な振り返りをお薦めします。  


 特に計画に従ってヒアリングを開始してしばらくの間の初期の中間的振り返り(反省会)は非常に有効であると考えます。  



 各メンバーが3回程度ヒアリングを終了するくらいまで毎回実行しましょう。
その後は必要に応じて実施すれば良いと思います。      


 中間的振り返りでは、ヒアリング結果を都度チーム内で報告しますが、その主な目的はヒアリングに関するノウハウの共有と、ヒアリングの実施における問題の発見と解決、共有です。  




 「ここが聞けなかった」「聞きづらかった」「ここの詰めが甘かった」「もうすこし聞けば良かった」「こういう聞き方をすれば良かった」といった悩みと解決策を共有することが、次のヒアリングの改善に大きく役立ちます。  


 場合によっては「ここをもっと調べる(知っておく)必要がある」と、メンバー全員での勉強会を急遽開催することになるかもしれません。  


 こうした振り返りを3回も実施すると全員のヒアリングスキルが上がるでしょうし、収集した情報の質も高まるでしょう。      



 全員が顔を合わせた振り返りは時間的に厳しいと感じるかもしれませんが、文字だけでは情報量が限られ、提供される情報量と質が人により大きく異なってしまう可能性が高くなります。  


 最初は丁寧に書いていた人も、次第に情報量と質が落ちるかもしれません。読まない人も出てくるでしょう。  


 これではチームとしてのヒアリング力は上がりませんし、得られる情報にも限界が出てくるでしょう。それに、文字情報に対してはなかなか質問もしませんよね。      




 こうした中間的振り返りを通して、追加ヒアリングの要否の検討の必要性が浮かび上がってくるかもしれません。  

 そうしたら、追加ヒアリングの内容を検討して、ヒアリング計画を見直しましょう。  


 場合によってはプロジェクトの全体計画の見直しが必要になるかもしれませんが、必要な場合には勇気をもってそうしましょう。      




 要求定義、要件定義のためのヒアリングは各企業で1回だけではありません。別の新しいIT導入プロジェクトが起きる都度、新たなヒアリングが必要になります。  


 ぜひプロジェクトごとに、そのヒアリングによって得られたノウハウを企業知として記録し蓄積して将来のプロジェクトに伝搬しましょう。    



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