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ヒアリング実施方法の決定


  前回前々回で、ヒアリングの対象者の選び方と、誰がヒアリングを実施すべきかをお話ししましたが、今回はヒアリングの実施方法についてです。

 
 ヒアリングは原則として対面で実施するのが良いでしょう。

 昨今TV会議システムやWeb会議システムの活用が進んでいますが、微妙な時間ではありますが時間差が発生したり、双方の温度(体温)が伝わらず十分な親近感を得られなかったりします。    




 ヒアリングにかける時間は相手によって違ってきますが、1回の時間は長くても1時間半から2時間程度が良いでしょう。これに相手の数を掛けて、ヒアリング記録作成時間、確認時間、情報共有の時間もおおよその時間を決めておきます。  

 また、場合によっては再ヒアリングやヒアリング相手追加の可能性もありますので、これも念頭に置いておくと良いでしょう。    





 ヒアリングの日時については、事前の打診の際に相手の都合を確認しておき、それに合わせます。ヒアリングの場所は共用の会議室等ではなく、できれば相手の職場(ホームグラウンド)のオープンな会議エリア等が、相手も安心して話ができます。  


 会議室で実施する際は、窓がある方が良いですよね。いずれにせよ、「呼び出す」ではなく、こちらから「出向く」ことが大切です。    

 ヒアリングは実施の順番を決めておいても、急遽日程変更があったりといった相手の都合もありますので、なかなか思うようには行きませんが、ヒアリング・チームとしての考えを持って基本的な順番を決めておきましょう。  




 例えば、現場担当者→管理職→経営者層の順にヒアリングを行うのか、逆の順で行うのかで、ヒアリングのやりやすさや結果も変わってきますので、しっかり決めておきましょう。
       


 私の経験では、現場担当者→管理職→経営者層の順が良いように思います。





 こうすると、現場の生の声を聞いた上で経営者の考えを聞くことが出来ます。具体的に「現場でこういう声があった」と経営者に伝えると、必ずそれに対する経営者としての答えを聞くことができます。  


 この順が逆になると、経営者からは総論しか聞けないかもしれませんし、現場のヒアリングの際に「経営者の方がこう言っていた」と答えても、「そうは言っても経営者は今の現場を知らないから」という答えが返ってきてしまいそうです。    




 こうして、ヒアリングの相手ごとに日時や場所が決定すると、プロジェクト責任者名で部門責任者に対して正式にヒアリング協力の依頼文書を発行することになります。

 そして、これらはすべて、ヒアリング実施計画表に反映されます。      



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